Exposé du besoin du client

L’activité du client est dans le conseil en transport. Il est prestataire d’études préalables et de consultations.

Il souhaite bénéficier d’une application utilisable par 4 personnes pour gérer les dossiers de transports et s’affranchir des contraintes de l’utilisation des tableaux Excels.

Les besoins :

• Fusionner les 2 fichiers stratégiques de suivi de dossiers contenant 10 années d’activité de la société
• Permettre le partage des données et la collaboration dans la gestion et le suivi des dossiers
• Réduire l’utilisation du papier

Les réponses :

• Audit du fonctionnement existant lors de différents ateliers
• Rédaction d’un cahier des charges et des spécifications applicatives
• Analyse, modélisation et développement d’une solution
• Accompagnement à la mise en place et à la gestion du changement

Les bénéfices :

• Un travail plus souple et collaboratif
• La sécurisation des données des dossiers
• Gain de productivité et de temps pour les collaborateurs
• Conserver la qualité de travail en optimisant l’organisation
• L’image de marque doit être préservée
• Meilleure image de marque de la société pour les clients

Etude du processus existant

Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus à interfacer sont décrits dans l’analyse. Les fichiers Excel et les dossiers papiers sont décortiqués pour identifier les entités de données à gérer

Co-conception et réalisation

Une première modélisation de 20 tables de la base de données est réalisée. Grâce à une analyse fine, elle ne sera jamais remise en cause au fur et à mesure des évolutions de l’application.

L’ajout de nouvelles tables s’intègre facilement pour répondre aux nouveaux besoins.

Un traitement de chargement des données existantes est réalisé afin de tester rapidement des écrans en situation réaliste. Pas moins de 20000 lignes de consultations réparties sur 10 ans ont été unifiées automatiquement durant la reprise des données.

Les différents formats de montants, de codifications ou de dates ont été corrigés pour être exploitables.

Des ateliers réguliers de présentation ont permis d’affiner le besoin du client, de corriger des incompréhensions et d’apporter des réponses aux nouveaux besoins qui sont arrivés au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Ainsi au départ de la gestion des demandes d’autorisation, c’est ajouté l’envoi automatique des mails que clients pétitionnaires, aux gestionnaires des ouvrages et aux instructeurs des autorisations.

Différents raccourcis ont été ajoutés dans l’application comme l’accès aux documents des dossiers, aux factures et aux sites web des instructions.

La satisfaction du client

Après seulement 6 mois d’utilisation, le client a identifié les gains de traitement des dossiers. L’effet est démultiplié par l’ajout de nouvelles fonctionnalités comme l’intégration d’un annuaire et la connexion au serveur de la téléphonie IP.

Enfin la mise en relation des dossiers avec la cartographie de Google est un plus qui simplifie la gestion des dossiers.

Un accompagne sur le long terme nous a permis de travailler en symbiose. Chaque nouveauté ou demande d’évolution du client est facilement implémenté grâce à la maitrise d’un langage commun acquis au fur et à mesure autour de l’application. Chaque terme ou besoin métier est traduit facilement en donnée ou en fonction dans l’application et bénéficie d’une base solide dans la définition des données.

Exposé du besoin du client

Installé comme indépendant, le Pareur intervient régulièrement auprès de ses client au sein même des exploitations. Le travail auprès d’animaux est difficile et le client utilise des feuilles papier de relevé des lésions pour réaliser son diagnostic et sa facturation. L’usage du papier impose de reprendre et recopier les différentes interventions pour facturer les clients plus tard. Les délais de facturation s’allongent.

Les besoins :

• Relever les lésions des bovins sur le terrain à l’aide d’une tablette
• Gérer les relevés par client
• Utiliser l’historique des relevés par client
• Réduire l’utilisation du papier
• Facturer rapidement en fin d’intervention

Les réponses :

• Audit du fonctionnement existant
• Rédaction d’un cahier des charges et des spécifications applicatives
• Analyse, modélisation et développement d’une solution mobile
• Accompagnement à la mise en place et à la gestion du changement

Les bénéfices :

• Un travail de prise de notes plus facile et plus rapide
• La centralisation de l’ensemble des relevés clients
• Le suivit à long terme des pathologies avec l’historique
• Gain de temps sur les tâches moins techniques de la prise de note et la facturation
• Conserver la qualité de travail en optimisant l’organisation
• Une image de marque valorisée par l’usage d’un outil adapté

Objet du projet et perspectives de développement

La demande du client se limite au relevé des lésions, basé sur la grille de notation de la profession. Ce relevé doit être couplé au référentiel des fiches clients et à l’historique des interventions chez les clients.

Le relevé doit être réalisable à l’aide d’une tablette autonome et dépourvue ou non de connexion à un réseau de télécommunication ou informatique, selon les lieux d’intervention.

La facturation est générée automatiquement en fin d’intervention. Elle est imprimée directement depuis la tablette sur une imprimante nomade et/ou envoyé par mail au client au format PDF.

Un suivi des règlements des factures est réalisé directement sur la tablette à l’aide des dates d’échéances et de statuts de règlements.

Technique et connectivite

L’application mobile comporte quelques particularités d’usage qui ont été anticipées avec le client en fonction du matériel utilisé et des conditions de travail sur le terrain.

• son format d’affichage paysage ou portrait
• la comptabilité de l’OS, Android ou Windows Mobile
• l’installation et la mise à jour de l’application par APK, Google Play Store ou USB
• l’accès au réseau, Wifi, data mobile, USB selon les conditions de travail sur le terrain
• …

Livraison et formation

Le client est régulièrement consulté durant les phases de développement. Ses demandes de raccourcis et d’automatisation sont prises en compte.

2 rendez-vous chez le client ont permis d’installer l’application mobile sur une tablette SAMSUNG Galaxy Tab 5 e. Les contraintes de gestion des droits d’Androïd 11 ont été appliquées pour permettre de sauvegarder les données de l’application.

L’utilisateur teste la solution mobile en conditions réelles et fait ses retours pour amélioration durant des points hebdomadaires. Rapidement les évolutions sont proposées pour faciliter l’utilisation de la prise de relevé et de facturation.

Ce fonctionnement en co-construction permet de disposer d’un outil unique et adapté au client.

Exposé du besoin du client

Au sein de la concession, plusieurs salariés utilisent l’application Gdms (Global Dealer Management System) qui apporte toute satisfaction dans la distribution et la facturation des pièces détachées.

Mais en cas de problème d’envoi des factures par mail, la comptable perd du temps à pointer les factures à retraiter. C’est d’autant plus pénalisant que le volume des envois s’accroit.

Organisation d’un atelier d’étude et description du processus d’envoi des mails

En présence des utilisateurs, j’organise un atelier de présentation d’envoi en masse des factures PDF depuis l’application Gdms, dont voici le résumé :

• La génération des PDF et d’envoi des factures du jour se fait facilement depuis un écran
• C’est un traitement par lot qui envoi par mail chaque facture à l’adresse du client et une copie à l’adresse générique de la concession
• Si certains mails tombent en erreur, un message unique pour le lot informe l’utilisateur
• Pour identifier les numéros de factures non envoyées, l’utilisateur compare une à une les copies de mail avec l’écran d’envoi des factures de Gdms
• Ensuite les factures identifiées sont renvoyées par mail ou imprimées pour envoi postal

Analyse du problème d’envoi des mails

Les erreurs d’envoi de mails peuvent avoir plusieurs causes :

• absence de mail ou mauvaise adresse mail. La solution : corriger l’adresse mail dans la fiche client
• erreur de serveur ou temps de réponse des serveurs de messagerie. La solution : relancer l’envoi du mail plus tard
• blocage par sécurité des envois en masse. La solution : réduire et espacer l’envoi de mails par lots

Un mail bien envoyé, n’est pas forcément un mail bien reçu du destinataire.

On peut recevoir un message d’erreur de présentation du mail chez le destinataire jusqu’à plusieurs heures après l’envoi.

Mes propositions de solution

1. Selon la demande initiale du client : Programmer un module externe pour gérer l’envoi des factures à partir d’un export des factures.

Fonctionnellement, cela n’apporte pas de gain de temps car l’export des factures dans un répertoire se fait manuellement comme pour l’envoi des mails

Techniquement, le nom des fichiers PDF ne comporte pas l’identifiant du client (compte de TIERS) pour l’associer à une adresse mail.

• Il faut lire et décoder le contenu des PDF pour extraire cette information. C’est complexe à mettre en place.

2. Mettre en place une automatisation robotisée des processus (en anglais RPA = robotic process automation).

C’est une technologie de création de robots par apprentissage du comportement d’un usager sur une interface graphique

Dans une démarche d’automatisation des processus robotisés, le système apprend la liste des tâches à automatiser en observant le comportement d’usagers humains

Cela demande un investissement en outil (Blueprism, UiPath) et savoir-faire pour la mise en place. Mais la RPA peut être étendue à d’autres domaines dans votre société.

3. Procéder par comparaison entre les messages de la boite d’envoi de l’adresse générique et les copies à l’adresse générique de la concession.

On risque de ne pas trouver l’ensemble des factures dans la boite d’envoi si l’erreur d’envoi se déclenche avant dans l’application Gdms.

Il faut ajouter un premier niveau « d’accusé d’envoi » sur chaque ligne de facture sous la forme d’une colonne « Mail envoyé » que l’on peut trier pour faciliter le retraitement des erreurs d’envoi

L’avantage est double, cela vous vous apporte un gain de temps et l’application Gdms met en avant une fonctionnalité au goût du jour.

Réalisation d’un cahier des charges pour appuyer la demande de modification auprès de l’éditeur