Conseil à maitrise d’œuvre pour résoudre un problème d’envoi de factures par mail

Exposé du besoin du client

Au sein de la concession, plusieurs salariés utilisent l’application Gdms (Global Dealer Management System) qui apporte toute satisfaction dans la distribution et la facturation des pièces détachées.

Mais en cas de problème d’envoi des factures par mail, la comptable perd du temps à pointer les factures à retraiter. C’est d’autant plus pénalisant que le volume des envois s’accroit.

Organisation d’un atelier d’étude et description du processus d’envoi des mails

En présence des utilisateurs, j’organise un atelier de présentation d’envoi en masse des factures PDF depuis l’application Gdms, dont voici le résumé :

• La génération des PDF et d’envoi des factures du jour se fait facilement depuis un écran
• C’est un traitement par lot qui envoi par mail chaque facture à l’adresse du client et une copie à l’adresse générique de la concession
• Si certains mails tombent en erreur, un message unique pour le lot informe l’utilisateur
• Pour identifier les numéros de factures non envoyées, l’utilisateur compare une à une les copies de mail avec l’écran d’envoi des factures de Gdms
• Ensuite les factures identifiées sont renvoyées par mail ou imprimées pour envoi postal

Analyse du problème d’envoi des mails

Les erreurs d’envoi de mails peuvent avoir plusieurs causes :

• absence de mail ou mauvaise adresse mail. La solution : corriger l’adresse mail dans la fiche client
• erreur de serveur ou temps de réponse des serveurs de messagerie. La solution : relancer l’envoi du mail plus tard
• blocage par sécurité des envois en masse. La solution : réduire et espacer l’envoi de mails par lots

Un mail bien envoyé, n’est pas forcément un mail bien reçu du destinataire.

On peut recevoir un message d’erreur de présentation du mail chez le destinataire jusqu’à plusieurs heures après l’envoi.

Mes propositions de solution

1. Selon la demande initiale du client : Programmer un module externe pour gérer l’envoi des factures à partir d’un export des factures.

Fonctionnellement, cela n’apporte pas de gain de temps car l’export des factures dans un répertoire se fait manuellement comme pour l’envoi des mails

Techniquement, le nom des fichiers PDF ne comporte pas l’identifiant du client (compte de TIERS) pour l’associer à une adresse mail.

• Il faut lire et décoder le contenu des PDF pour extraire cette information. C’est complexe à mettre en place.

2. Mettre en place une automatisation robotisée des processus (en anglais RPA = robotic process automation).

C’est une technologie de création de robots par apprentissage du comportement d’un usager sur une interface graphique

Dans une démarche d’automatisation des processus robotisés, le système apprend la liste des tâches à automatiser en observant le comportement d’usagers humains

Cela demande un investissement en outil (Blueprism, UiPath) et savoir-faire pour la mise en place. Mais la RPA peut être étendue à d’autres domaines dans votre société.

3. Procéder par comparaison entre les messages de la boite d’envoi de l’adresse générique et les copies à l’adresse générique de la concession.

On risque de ne pas trouver l’ensemble des factures dans la boite d’envoi si l’erreur d’envoi se déclenche avant dans l’application Gdms.

Il faut ajouter un premier niveau « d’accusé d’envoi » sur chaque ligne de facture sous la forme d’une colonne « Mail envoyé » que l’on peut trier pour faciliter le retraitement des erreurs d’envoi

L’avantage est double, cela vous vous apporte un gain de temps et l’application Gdms met en avant une fonctionnalité au goût du jour.

Réalisation d’un cahier des charges pour appuyer la demande de modification auprès de l’éditeur