Prestation d’étude, analyse, évolution et maintenance d’un logiciel métier

Exposé du besoin du client

L’activité du client est dans le conseil en transport. Il est prestataire d’études préalables et de consultations.

Il souhaite bénéficier d’une application utilisable par 4 personnes pour gérer les dossiers de transports et s’affranchir des contraintes de l’utilisation des tableaux Excels.

Les besoins :

• Fusionner les 2 fichiers stratégiques de suivi de dossiers contenant 10 années d’activité de la société
• Permettre le partage des données et la collaboration dans la gestion et le suivi des dossiers
• Réduire l’utilisation du papier

Les réponses :

• Audit du fonctionnement existant lors de différents ateliers
• Rédaction d’un cahier des charges et des spécifications applicatives
• Analyse, modélisation et développement d’une solution
• Accompagnement à la mise en place et à la gestion du changement

Les bénéfices :

• Un travail plus souple et collaboratif
• La sécurisation des données des dossiers
• Gain de productivité et de temps pour les collaborateurs
• Conserver la qualité de travail en optimisant l’organisation
• L’image de marque doit être préservée
• Meilleure image de marque de la société pour les clients

Etude du processus existant

Les processus informatiques et non informatiques existants, ainsi que les processus à interfacer sont décrits dans l’analyse. Les fichiers Excel et les dossiers papiers sont décortiqués pour identifier les entités de données à gérer

Co-conception et réalisation

Une première modélisation de 20 tables de la base de données est réalisée. Grâce à une analyse fine, elle ne sera jamais remise en cause au fur et à mesure des évolutions de l’application.

L’ajout de nouvelles tables s’intègre facilement pour répondre aux nouveaux besoins.

Un traitement de chargement des données existantes est réalisé afin de tester rapidement des écrans en situation réaliste. Pas moins de 20000 lignes de consultations réparties sur 10 ans ont été unifiées automatiquement durant la reprise des données.

Les différents formats de montants, de codifications ou de dates ont été corrigés pour être exploitables.

Des ateliers réguliers de présentation ont permis d’affiner le besoin du client, de corriger des incompréhensions et d’apporter des réponses aux nouveaux besoins qui sont arrivés au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Ainsi au départ de la gestion des demandes d’autorisation, c’est ajouté l’envoi automatique des mails que clients pétitionnaires, aux gestionnaires des ouvrages et aux instructeurs des autorisations.

Différents raccourcis ont été ajoutés dans l’application comme l’accès aux documents des dossiers, aux factures et aux sites web des instructions.

La satisfaction du client

Après seulement 6 mois d’utilisation, le client a identifié les gains de traitement des dossiers. L’effet est démultiplié par l’ajout de nouvelles fonctionnalités comme l’intégration d’un annuaire et la connexion au serveur de la téléphonie IP.

Enfin la mise en relation des dossiers avec la cartographie de Google est un plus qui simplifie la gestion des dossiers.

Un accompagne sur le long terme nous a permis de travailler en symbiose. Chaque nouveauté ou demande d’évolution du client est facilement implémenté grâce à la maitrise d’un langage commun acquis au fur et à mesure autour de l’application. Chaque terme ou besoin métier est traduit facilement en donnée ou en fonction dans l’application et bénéficie d’une base solide dans la définition des données.